Vi capita mai di avere un problema e scoprire poi che la soluzione era a portata di mano? Spesso basta cercare vicino a noi per scoprire qualcosa di nuovo che può aiutarci sul lavoro. Succede non di rado con gli strumenti di Google Workspace, che sono costantemente in evoluzione.

Oggi vogliamo presentare cinque utili funzionalità di Gmail che forse non conoscete. Nato nel 2004, Gmail è il servizio di posta elettronica più usato al mondo, che proprio in questi giorni ha cambiato look, dotandosi di una nuova visualizzazione integrata tra posta, Spazi, Chat e Meet. 

 

Creare template di email

Se nella vostra attività lavorativa, vi succede di dover scrivere spesso email molto simili, vi potrà tornare utile sapere che è possibile salvare su Gmail fino a 50 template di email.

La prima cosa da fare è controllare che sia abilitata questa funzionalità: entrate nelle Impostazioni di Gmail e cliccate su Avanzate. Trovate la sezione Modelli e cliccate Abilita.

Per salvare i Modelli, sarà sufficiente aprire una bozza di email e, una volta scritto il testo, cliccare su Modelli > Salva bozza modello.

Successivamente, per utilizzare un modello, basterà creare una bozza di email, cliccare su Altro > Modelli , selezionare quello di nostro interesse e cliccare su Inserisci modello.

 

Utilizzare la modalità riservata

Un altro tra i suggerimenti in Gmail più interessanti riguarda la privacy e l’invio di dati sensibili è la modalità riservata. Si tratta di una modalità di invio delle mail che ci permette di proteggerne il contenuto, oltre a quanto già offre Gmail il termini di sicurezza. 

Durante la compilazione di una mail, è possibile impostare una data di scadenza o un passcode: questa selezione si applica sia al contenuto della mail che ai suoi allegati. Ai destinatari della mail riservata inoltre sarà impedito di inoltrare, copiare, stampare e scaricare la mail.

 

Programmare i messaggi

State scrivendo a qualcuno che si trova in un fuso orario differente? Oppure volete inviare una mail in un momento preciso e non sei sicuro di poterlo fare? Quale che sia il motivo, con Gmail è possibile.

La funzionalità di programmazione email è stata introdotta nel corso del 2019. Sarà sufficiente aprire una nuova mail, comporla e selezionare l’opzione Programma l’invio che si trova vicino al pulsante Invia. Gmail ci chiederà in che giorno e orario vogliamo che la mail parta e la programmerà come selezionato.

Sarà sempre possibile cancellare o modificare la mail o i suoi allegati prima che questa parta. Sul lato sinistro, entrando nella sezione In programma troveremo le mail programmate e non ancora partite.

 

Posticipare i messaggi

Utilissima la possibilità data da Gmail di “rimandare” i messaggi. In pratica, è possibile far sparire temporaneamente una mail arrivata e decidere quando farla riapparire: davvero comodo se ricevete tante email e non potete rispondere ad una, ma temete di dimenticarla.

Seguendo questi brevi passi, potremo selezionare una mail e decidere un giorno e un orario in cui visualizzarla di nuovo.

 

Annullare l’invio di una mail

L’ultimo tra i suggerimenti in Gmail che vediamo è (forse) il più banale: quante volte vi è capitato di inviare un messaggio e rendersi conto che manca un allegato? O che un destinatario è sbagliato? Sia da browser che da app, Gmail ci permette di annullare l’invio di un messaggio per un breve tempo. 

Accedendo alle Impostazioni Generali di Gmail è possibile selezionare il periodo di annullamento dell’invio, tra 5, 10,20 o 30 secondi.

 

È sempre utile nella nostra attività tenere monitorati i vari blog Google e gli annunci di nuovi sviluppi sulle app esistenti: capita tuttavia che siano proprio i bisogni dei clienti che ci portano a scoprire e riscoprire soluzioni già pronte. Speriamo che questi 5 suggerimenti in Gmail vi siano utili.

Crediamo che il valore del supporto di un fornitore IT risieda anche in questo: la prontezza nel reagire alle richieste del cliente, la capacità di saper reperire le informazioni necessarie e adattarle all’uso che il cliente ne deve fare. Se state pensando ad adottare Google Workspace, contattateci per capire se fa per voi e la vostra organizzazione.

Sara Fiorelli

Marketing & Customer Relationship @Wondersys Srl